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23/06/2022 A Wareline esteve presente, por mais um ano, no Congresso Anual da Fehosp (Federação das Santas Casas e Hospitais Beneficentes do Estado de São Paulo). Para esta 31ª edição, apresentamos uma das nossas mais novas soluções: o integrador de nota fiscal eletrônica.
O nosso Gerente Comercial, Raphael Castro D’Oliveira, mostrou como a tecnologia vem trazendo agilidade e redução de custos em toda a rotina hospitalar. Ele apresentou um case durante o Fórum Controladoria, parte da programação do congresso da Fehosp.
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O evento aconteceu entre os dias 6 a 9 de junho em Atibaia (SP), no qual também estivemos durante todos os dias com um estande para falar de tecnologia, inovação e trocar muito conhecimento na área da saúde.
Nesse conteúdo, confira como foi a apresentação de Raphael sobre o nosso case intitulado “Automação de NF Eletrônicas com Prefeituras: agilidade e redução de custos em toda a rotina hospitalar”.
Antes de trazer os resultados da solução da Wareline, Raphael relembrou a história do processo de emissão da nota fiscal, que começou por volta da década de 60 e passou por várias modificações ao longo dos últimos anos.
Isso para driblar inúmeros desafios: erros que geravam perdas, prazos longos para o processamento, falta de confiança tanto nos dados quanto no gerenciamento sobre títulos emitidos ou recebidos. Mesmo com a chegada da internet, havia falta de agilidade para apuração e controle dos tributos.
Os web services, método de conexão ágil e seguro utilizado para transferir dados através de protocolos de comunicação entre diferentes plataformas, contribuíram para reduzir gargalos. No entanto, ainda vemos um cenário complexo nos modelos digitais de interoperabilidade para a área fiscal entre hospitais e prefeituras. Estamos falando de:
Após fazer uma análise SWOT considerando todos os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e os riscos, a equipe da Wareline desenvolveu o projeto de notas fiscais com integrador web service para as prefeituras e lançou a nova funcionalidade dentro do conecte/w, seu sistema de gestão hospitalar.
A dinâmica é a seguinte:
A Wareline envia uma solicitação de emissão de NF que, depois de validada, é emitida pelo portal da prefeitura. Então o usuário faz um processo só e automaticamente nosso software faz a ‘mágica’ de emitir a nota.
Como o sistema não permite incorreções de valor (todo o montante executado é exatamente aquilo que vai para a nota), os hospitais ganham com agilidade e segurança de dados. Mas o grande benefício é a economia de tempo para os profissionais que atuam com o faturamento e também no atendimento — quando a nota é emitida na frente do cliente.
Isso porque o tempo médio por tarefa para geração de uma NF no site da prefeitura — ou seja, sem usar o modelo integrado com web service — é de:
> 7 minutos na recepção
(4 minutos para cadastro no site da prefeitura, 2 minutos para cadastro no sistema ERP, 1 minuto de impressão)
> 4 minutos no financeiro/tesouraria
(1 minuto de impressão, 3 minutos de conferência e digitação de baixas/contabilização)
> 7 minutos na administração/faturamento (convênios)
(4 minutos para cadastro no site da prefeitura, 2 minutos para cadastro no sistema ERP, 1 minuto de impressão)
Para mostrar o que esses tempos representam na prática, apresentamos o case de um hospital cliente da Wareline que já está usando o integrador de nota fiscal eletrônica com as prefeituras.
Esse hospital cliente da Wareline, localizado no Sul de Minas Gerais, tem uma jornada laboral de 40 horas semanais e emite cerca de 3000 notas fiscais por mês. Considerando que a instituição disponibiliza 2 recepcionistas para a emissão de notas fiscais, o tempo estimado no processo, na RECEPÇÃO, é de:
200
horas cadastrando NFs no site da prefeitura
100
horas redigitando recebimentos no ERP
50
horas imprimindo papel de NF
TOTAL: 350 HORAS
Contabilizando o custo efetivo total de um funcionário direto com encargos, o hospital perde, aproximadamente, R$ 7 mil nesse processo. Estamos nos referindo apenas à recepção. Quando fazemos as contas do tempo estimado no processo FINANCEIRO, o resultado é o seguinte:
50
horas imprimindo NF
150
horas de conferência e digitação de baixas
3.000
Folhas impressas
TOTAL: 200 HORAS
Vale ressaltar que uma nota fiscal gerada tem como origem pacientes particulares que pagaram por cartão de crédito ou outros meios, o que significa que o método de conciliação pode ser até mais demorado. No processo de ADMINISTRAÇÃO E FATURAMENTO, são mais 350 horas:
200
horas cadastrando NFs de convênios e particulares pelo faturamento
100
horas redigitando NFs no sistema ERP
50
horas imprimindo papel de NF
TOTAL: 350 HORAS
“Os números comprovam que o faturamento perde tempo de produtividade para gerar documento fiscal para operadoras e particulares”, diz Raphael. O processo centralizado no faturamento gera demora em entregas de NFs e não há previsibilidade. Ou seja, deve-se emitir NF conforme fechamento (no caso de particulares e alguns convênios), sobrecarregando o setor e atrasando as baixas financeiras, o que prejudica o fluxo de caixa.
Após a implantação da solução desenvolvida pela Wareline que integra o nosso sistema ao site das prefeituras, alguns processos simplesmente deixaram de existir. Entre eles o cadastro para geração de nota fiscal eletrônica no site da prefeitura.
Consequentemente, todo o processo entre geração de nota fiscal eletrônica e recebimento no caixa financeiro/contábil ficou automatizado. Dos 7 minutos na recepção, mais 4 minutos no financeiro/tesouraria e 7 minutos na administração/faturamento (convênios) por nota fiscal, o tempo médio total para geração de uma nota fiscal passou para 1 minuto.
Isso representou, para o hospital de Minas Gerais, redução de tempo de espera para geração de NF em 75% e uma economia média de R$ 8 mil — entre redução de tempo e impressões.
Você já fez as contas de quanto tempo os profissionais da sua instituição de saúde perdem emitindo notas fiscais (NF)? Se seu hospital emite grande volume, a solução para ganhar em agilidade e reduzir custos está no integrador de nota fiscal. Fale com nosso time comercial e veja como adquirir o integrador de nota fiscal no conecte/w.
