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21/03/2024 Tomar a melhor decisão, no momento certo, é um desafio para qualquer tipo de gestão. Mas fundamental nesse cenário de alta competitividade, no qual as empresas buscam constantemente equilibrar a redução de custos com o aumento da qualidade. Por isso, as instituições de saúde estão cada vez mais investindo em softwares de gestão hospitalar.
A tecnologia é a melhor solução para:
O que ocorre, no entanto, é que ainda é comum observar alguns erros na fase de implantação do sistema. E tais equívocos acabam refletindo de maneira negativa e comprometendo o sucesso do projeto.
O tempo de implantação de um software de gestão hospitalar, quando bem sucedida, é de seis meses a um ano, dependendo do porte do hospital. A informação é do gerente de projetos da Wareline, Antonio Marcos Oliveira. No entanto, esse período pode se prolongar para até dois anos de trabalho caso gestores e equipe não tomem os cuidados necessários em todas as etapas.
Pensando nisso, e para que a sua instituição possa aderir ao software da melhor maneira possível, listamos os erros mais comuns que o seu hospital deve evitar.
Seja na fase de implantação ou de manutenção, o planejamento deve orientar cada etapa de execução do projeto. Desde avaliar a situação atual do hospital até detalhar os motivos pelos quais a instituição precisa adotar o sistema, passando pela análise minuciosa dos processos existentes e pela estimativa de tempo e recursos necessários, cada aspecto é fundamental para definir como o sistema será programado a fim de se adequar às necessidades da instituição.
“A implantação de um sistema de gestão é um processo que envolve várias etapas, e cada uma delas possui um grau de influência no sucesso da iniciativa. O escopo deve estar bem definido, assim como as métricas e o nível de suporte. Para isso, o planejamento inicial é indispensável”, explica Antonio Marcos.
Adotar o sistema na pressa, sem uma análise prévia de toda a situação da instituição, pode comprometer aquilo que seria uma solução. Desse modo, busque planejar cada passo e procure iniciar o processo de implantação quando os objetivos e as metas estiverem definidos.
Um sistema de gestão hospitalar precisa do trabalho de colaboradores da instituição para ser utilizado de maneira integral. Por isso, cada setor precisa ter funcionários-chave responsáveis por acompanhar a operação do sistema. Contar com lideranças estratégicas contribui com o controle dos processos, afinal, são eles que estão envolvidos diariamente com as reais demandas do setor.
“Temos observado que a falta de um comitê gestor de implantação, com pessoas que entendem dos processos e das áreas às quais estão relacionadas, tem influenciado diretamente no tempo de inserção de um software de gestão hospitalar. Daí a importância de definir as responsabilidades no cronograma de atividades com o envolvimento total dos membros-chave como forma de otimizar esse tempo”, avalia o gerente de projetos.
Se o tempo de implantação de um sistema de gestão hospitalar é de seis meses a um ano (quando bem sucedido), durante esse período é importante que o gestor não perca o foco e esteja acompanhando de perto. Não ficar atento aos detalhes ou deixar de fazer as análises e os testes é um erro grave: a falta de atenção pode comprometer a detecção de possíveis falhas.
É preciso, portanto, monitorar todas as ações com frequência e observar não apenas se os processos propostos estão sendo colocados em prática, mas se estão obtendo êxito. Essa é a melhor forma de minimizar os riscos, que podem, inclusive, ser responsáveis por causar resistência na equipe.
“A partir do início do projeto, o gestor de implantação começa acompanhar, para que tudo que foi planejado (método, processos e cronograma) não fuja à normalidade. Trata-se dos esforços para evitar atrasos, falhas, desperdícios (de tempo e de dinheiro), bem como o cumprimento dos objetivos esperados. Isso requer, logicamente, habilidades de comunicação com a equipe, diálogo e feedback constante; delegação de tarefas e total vigilância para que as mudanças geradas pelo projeto em si não se tornem empecilhos para sua realização”, alerta Antonio Marcos.
Implantar um sistema de gestão hospitalar é um processo complexo e delicado. Além dos três principais listados acima, há outros que devem ser evitados para que não haja consequências para a eficiência e segurança do hospital.
Não fornecer treinamento adequado aos usuários do sistema pode resultar em subutilização, erros de entrada de dados e dificuldades na adoção da tecnologia. Além de contar com funcionários-chave responsáveis por acompanhar a operação do sistema, é essencial investir em programas de capacitação abrangentes para garantir que todos os funcionários se familiarizem com o novo sistema.
Ignorar a fase de testes ou realizá-la de forma inadequada pode resultar em falhas e problemas de desempenho após a implantação. É fundamental realizar testes abrangentes em diferentes cenários para identificar e corrigir quaisquer problemas antes que o sistema entre em operação.
É importante desenvolver um plano de contingência abrangente que inclua procedimentos para lidar com falhas no sistema, backups de dados e suporte técnico rápido. Quando não há um plano de contingência para lidar com problemas imprevistos durante a implantação, pode haver interrupções no atendimento ao paciente e perda de dados críticos.
Além dos erros comuns durante a fase de implantação do sistema de gestão hospitalar, escolher um software que não atenda às necessidades específicas da instituição também pode levar a problemas de funcionalidade, interoperabilidade e adaptação às práticas existentes.
Por isso, é importante realizar uma análise criteriosa das opções disponíveis e escolher um sistema que seja compatível com os requisitos do hospital e contribua para que todos esses erros sejam evitados. É o que fazemos aqui na Wareline.
Sabemos que a implantação de um sistema de gestão hospitalar demanda planejamento e comprometimento da equipe. Com isso alinhado, e evitando-se os erros mencionados, é possível ter um projeto bem sucedido. Conte com a Wareline para a implantação mais tranquila do seu sistema de gestão! Conheça o conecte/w!
Conteúdo originalmente publicado em 9 de maio de 2019.
