Custo hospitalar: quais fatores ajudam em uma gestão eficiente

Custo hospitalar é um dos temas mais importantes dentro de uma instituição de saúde — e também um dos mais desafiadores. Importante porque impacta na qualidade e na segurança do atendimento, que são pilares de um hospital, e está totalmente atrelado à sustentabilidade da instituição. E desafiador porque muitos hospitais enfrentam dificuldades em entender, controlar e aplicar uma gestão eficaz de custos.

E por que isso acontece?

Muitas vezes, a dificuldade já começa com a falta de clareza sobre o que realmente é custo e o que é despesa, o que prejudica a alocação correta dos recursos. Outras, por não se ter as pessoas certas, critérios adequados para o rateio e nem as ferramentas necessárias para isso.

Com isso, os custos hospitalares podem comprometer a eficiência operacional e os resultados financeiros do hospital.  A verdade é que o hospital pode estar perdendo dinheiro sem perceber!

Para ajudar as instituições de saúde, recebemos no 10º episódio do ConecteAqui a especialista em custo hospitalar Marta Braga, que esclareceu as principais dúvidas e também compartilhou dicas importantes para os gestores. Neste conteúdo, vamos trazer os principais pontos da conversa. Mas, antes de tudo, é importante definir o que significa custo hospitalar.

O que é custo hospitalar e como diferenciá-lo de despesa

Em termos simples, custo hospitalar é todo o esforço financeiro necessário para manter a atividade-fim do hospital — que é a prestação dos serviços de saúde. Ou seja, envolve todos os gastos diretamente atribuídos ao atendimento do paciente. Exemplos:

• Salários de médicos e enfermeiros que estão no atendimento direto;
• Medicamentos e materiais utilizados durante os tratamentos;
• Custos com exames e procedimentos realizados.

O custo é considerado variável porque pode aumentar ou diminuir de acordo com a demanda de atendimentos ou procedimentos realizados.

Já despesas são todos os gastos que sustentam a operação, mas não estão diretamente ligados ao processo de atendimento ao paciente. Exemplos:

• Salários de funcionários administrativos (como o pessoal de limpeza, financeiro, TI, etc.);
• Contas de água, luz e telefone;
• Aluguel do imóvel.

As despesas são geralmente fixas e não variam com a quantidade de serviços prestados. São necessárias para o funcionamento geral do hospital, independentemente do número de pacientes atendidos.

Atualmente, ainda é muito comum haver confusão entre custos e despesas, e isso pode atrapalhar um dos passos iniciais para a gestão de custos: os critérios de rateio. A chave está em identificar o que impacta diretamente a operação hospitalar e o que serve como suporte. Quando isso acontece, é possível alinhar alguns fatores que ajudam em uma gestão eficiente de custo.

3 fatores que ajudam em uma gestão eficiente de custos hospitalares

1) Critérios de rateio

Quando um hospital decide implementar um processo de gestão de custos, um dos primeiros passos é estabelecer os centros de custos e um critério de rateio. Esses centros podem ser classificados em produtivos (como a unidade de internação ou centro cirúrgico) e de apoio (como a lavanderia, a nutrição ou o setor de TI).

Já o critério de rateio é que ajuda a alocar os custos comuns entre diferentes setores, com base em fatores como volume de serviços prestados ou recursos consumidos.

Por exemplo, ao ratear o investimento com um sistema de TI, muitos gestores cometem o erro de alocar esse valor apenas no setor de TI. No entanto, como todos os departamentos do hospital utilizam o sistema, a despesa deve ser distribuída entre várias áreas, como faturamento, administração e enfermagem.

A escolha de um critério de rateio adequado é essencial para obter um custo realista e justo para cada setor. Vamos citar outros dois exemplos:

• Lavanderia: o critério pode ser o peso das roupas lavadas. Porém, setores como o centro cirúrgico demandam mais recursos, então é preciso atribuir “pesos” diferentes para refletir a realidade.
• Refeições: um café da manhã simples tem um custo menor que o almoço, que exige mais insumos e preparo.

Um bom critério de rateio é aquele baseado no que cada setor realmente consome. Com critérios bem definidos, é possível chegar mais próximo do custo real de cada setor, o que impacta diretamente na tomada de decisões estratégicas.

2) Perfil do gestor de custos

Uma gestão de custos hospitalares eficiente exige um profissional dedicado e especializado, que conheça profundamente a instituição e os números. Marta ajuda a entender qual é o perfil ideal desta pessoa.

• O gestor de custos precisa conhecer profundamente a instituição e seus números. Andar pelo hospital e entender os processos.
• Deve ser crítico e apaixonado por dados, questionando as informações apresentadas e garantindo a apuração correta.
• Habilidades interpessoais são indispensáveis, já que o gestor precisa mobilizar os demais setores para obter informações precisas.

Muitos hospitais terceirizam essa função, o que é uma alternativa. Mas manter alguém interno dedicado à gestão é essencial para um acompanhamento contínuo dos custos e revisão dos critérios de rateio, que devem ser ajustados à medida que os processos do hospital evoluem.

3) Tecnologia

Tradicionalmente, muitos hospitais tentam gerenciar seus custos por meio de planilhas do Excel, o que, embora possível, exige grande esforço manual e oferece pouca flexibilidade. Os custos são frequentemente alocados de maneira imprecisa, e a falta de integração entre os diferentes setores dificulta a apuração dos números reais.

É aqui que a tecnologia se torna uma aliada. Sistemas de gestão hospitalar modernos, como o conecte/w, da Wareline, permitem que a apuração de custos seja realizada de forma automática, com dados atualizados em tempo real.

O sistema ajuda a calcular os custos diretos e também as despesas, que são os custos indiretos, como o consumo de energia, água e materiais, garantindo que a alocação seja feita corretamente. Além disso, mostra o que as planilhas não conseguem: os custos de setores que trabalham para outros setores (exemplo: a lavanderia atuando para o centro cirúrgico).

Um bom sistema de gestão também permite rastrear todas as informações, garante a integridade dos dados e possibilita o acesso a relatórios completos e precisos.

Marta nos ajuda a elencar os três principais:

• Custo total: apresenta todos os custos diretos e indiretos do hospital, ou seja, uma visão geral da sustentabilidade financeira do hospital. Ajuda a entender quanto o hospital gasta para oferecer seus serviços.
• Custo da diária: calcula o custo médio diário de manutenção de cada paciente internado no hospital. Ajuda a entender o custo associado ao atendimento de um paciente internado e a monitorar a eficiência do uso dos recursos hospitalares.
• Receita x despesa: identifica déficits e superávits para ajustes estratégicos. Permite avaliar se um setor é sustentável ou deve ser terceirizado — ou o contrário.

Esses relatórios são fundamentais para avaliar a saúde financeira da instituição, já que fornecem uma visão clara dos custos por setor, permitindo que os gestores tomem decisões informadas sobre onde cortar gastos ou onde investir.

O caminho para uma boa gestão de custo hospitalar

Para fazer uma gestão de custos eficiente, é preciso entender a fundo os processos da instituição, definir critérios de rateio justos e ter uma pessoa capacitada e dedicada ao controle dos custos. A tecnologia pode ser uma grande aliada, mas é importante lembrar que a manutenção contínua dos dados e a capacidade de analisar os números de forma crítica são essenciais para garantir a precisão e a eficácia da gestão.

Se você quer saber mais sobre o tema, com exemplos reais, assista ao 10º episódio do ConecteAqui!

Investir em um sistema de gestão hospitalar robusto, com relatórios precisos e dados atualizados, pode transformar a maneira como um hospital controla seus custos. Se sua instituição está em busca de uma solução completa, entre em contato conosco!