Case: Clínica Fazenda Palmeiras

O controle efetivo de todas as informações de um hospital ou clínica é imprescindível para que haja coesão, agilidade e transparência, tanto no atendimento quanto nas funções administrativas. Foram esses atributos que levaram a Clínica Fazenda Palmeiras, de Amparo, a implantar o sistema hospitalar da Wareline, há quase dois anos.

Fundada em 1935 e funcionando desde 1955, a Clínica conta hoje com 234 leitos e um quadro com 195 funcionários, que atendem transtornos psicóticos, ansiosos e dependentes químicos, tanto de internações do SUS quanto particulares e convênios. No segundo semestre de 2015, será inaugurada a Phoenix, uma nova unidade particular com 38 leitos.

 

Integração de Módulos

Para garantir que todas as informações da clínica estivessem coesas foram integrados três Módulos da Wareline: o Convênios, com a funcionalidade Conta Corrente Paciente, o Financeiro e o Contábil, sendo que este último sintetiza todos os processos e agrega todas as informações no Centro de Custo da clínica, permitindo intervenção imediata caso algo incorreto seja detectado.

Encontrar possíveis erros é o mais importante para a Clínica Fazenda Palmeiras, uma vez que eles trabalham com fechamento diário. “O Módulo Convênios, em especial a funcionalidade Conta Corrente, foi criado pela Wareline para atender Hospitais Psiquiátricos que necessitam controlar as despesas com diárias hospitalares e gastos diários dos pacientes, como alimentos, estética e outros, mas é acessível a todos os hospitais que precisarem. No caso da Clínica Fazenda Palmeiras, para atender a sua necessidade, fomos pioneiros e fizemos esta integração diferenciada entre os módulos, que exigiu adaptações e desenvolvimento de ferramentas específicas. Hoje ela é nosso único cliente a ter a rotina 100% implantada, já que até a contabilização é feita sem a intervenção do usuário, tendo todas as despesas registras desde o início e evitando erros diversos”, explica André José de Oliveira, líder de equipe da Wareline, que contou com o auxílio da especialista contábil da Wareline, Marta Braga, para desenhar  todo o processo, tornando a integração viável.

Melhorias

“Nosso principal problema aqui no Hospital era o retrabalho, pois vários setores trabalhavam a mesma informação, até que ela chegasse ao seu destino, dando margens a erros e desencontros”, conta Estela Regina Rodrigues Baradel, contadora e presidente da Clínica.  “Agora, com a utilização do sistema, conseguimos otimizar tempo em todos os setores e atribuir responsabilidades específicas a cada profissional, pois todas as informações são cruzadas e passíveis de serem verificadas de imediato”. No segundo semestre será implantado o módulo de Prontuário Eletrônico, com o intuito de aperfeiçoar ainda mais o processo de trabalho.

Durante a implantação do módulo, a clínica optou por montar o Plano de Contas por Centro de Custo, o que permitiu a setorização das despesas do Hospital e a atuação mais incisiva nos locais em que houvesse alguma discrepância ou divergência, além da possibilidade de se estabelecer metas de forma mais equilibrada.

A parceria com a Wareline veio através de indicação de outros hospitais psiquiátricos, fator que pesou muito na escolha e trouxe benefícios para os dois lados. Para a presidente da instituição, a implantação do sistema hospitalar possibilitou um controle efetivo sobre a vida de seus pacientes, além de ter dado uma segurança maior para trabalhar. “Ela também atribui a cada um uma maior responsabilidade, pois agora somos capazes de identificar nossas possíveis falhas e cobrar resultados sobre cada situação atípica que identificamos. Assim, garantimos a segurança do nosso maior bem: o paciente”.