Você tem controle das contas a pagar e a receber?

2020-03-05T14:27:57-03:00 05/03/2020|

Tente responder rápido: na próxima semana, quais são as contas a serem pagas pelo hospital que gerencia? Quanto a instituição tem a receber? Qual é o percentual de glosa e inadimplência?

 

Se você titubeou, encontrou dificuldade para responder às questões e pensou que, antes, precisa fazer as contas, significa que está faltando controle financeiro na instituição de saúde que administra.

 

Sabemos que a gestão financeira hospitalar é bastante complexa. Afinal, os hospitais precisam pagar por equipamentos, medicamentos, exames, remuneração do corpo clínico e profissionais da área administrativa e ainda lidar com glosas e inadimplência. Mas, quando falamos em um curto período de tempo, se as respostas não estão na ponta da língua, devem ao menos ser facilmente acessadas em dispositivos eletrônicos.

 

O primeiro passo: contas a pagar e a receber

Saber as entradas e saídas ao menos no mês seguinte é um primeiro passo para uma gestão hospitalar eficiente. E por mais que o planejamento financeiro seja mais amplo, com metas e objetivos a serem alcançados a longo prazo, é importante priorizar o controle de contas a pagar e receber – que fornecem informações de extrema importância para a tomada de decisões.

 

Esse controle refere-se a nada mais que estar ciente dos pagamentos recebidos e dos que precisam ser pagos em dia. Isso sem contar o percentual de glosas e inadimplências para que o caixa seja fechado no azul.

 

Pode até parecer simples, mas essa ferramenta de gestão empresarial requer disciplina e organização. Temos algumas dicas para ajudar nesse processo. Confira!

 

  1. Registre absolutamente tudo

Registre todas as suas contas a pagar e a receber no sistema de gestão. Absolutamente todas. Um dos maiores erros está em negligenciar pequenos gastos quando se lida diariamente com quantias vultosas. Se houver valores variáveis, não deixe de colocá-los no sistema.

 

É com base nesses registros que você poderá, no futuro, fazer um balanço dos períodos em que a receita aumenta ou as despesas se sobressaem – podendo antecipar o equilíbrio das finanças.

 

  1. Crie categorias

Segundo Raquel Portillo, que atua no setor do Atendimento ao Cliente na Wareline, “ter o controle do seu ‘contas a pagar’ alinhado é imprescindível para geração de relatórios com informações mais precisas”.

 

Por isso, quanto mais dados houver em seu sistema, maior será a assertividade em eventual necessidade de corte de gastos ou ao planejar investimentos.

 

Sendo assim, separe as contas por categorias. O modelo escolhido é o que mais se adéqua ao hospital e facilita o trabalho dos gestores, mas a sugestão é dividir por clientes, fornecedores, salários, valores, etc.

 

  1. Faça checagens periódicas

De nada adianta manter o sistema atualizado apenas no primeiro mês. Insira todos os vencimentos corretamente e de forma frequente. Faça com que essas checagens estejam intrínsecas à rotina de trabalho, nem que seja para estipular um ou dois horários ao dia para dar uma olhada no sistema e fazer as anotações necessárias.

 

  1. Pague as contas em dia

Para que as contas não se atrasem e não haja cobrança desnecessária de juros, esteja atento aos vencimentos. Por menor que sejam os juros, é dinheiro jogado fora – e eles ainda podem se transformar em bola de neve.

 

Se possível, antecipe os pagamentos. Uma boa dica é separar as contas por ordem de vencimento: as que têm que ser pagas até dia 10, até dia 20, etc. Dessa forma, é possível fazer um escalonamento das despesas.

 

É claro que imprevistos podem ocorrer. Nesses casos, vale a pena procurar os fornecedores e tentar renegociar a dívida a ser taxado com juros.

 

  1. Tenha controle das glosas

Manter um controle do índice das glosas médicas, bem como de inadimplentes, é fundamental para não contar com um dinheiro que possivelmente não entrará. Tente manter um planejamento de forma a não contar com aquele montante para as despesas e considere ações para reduzir a ocorrência de glosas.

 

  1. Estabeleça uma estratégia de cobrança

Apesar de manter um planejamento sem considerar as entradas por inadimplência, não deixe de efetuar as cobranças. Para isso, é importante ter um profissional qualificado e preparado, que saiba usar os argumentos certos e que respeite o Código de Defesa do Consumidor. Uma boa negociação pode recuperar ao menos parte de uma receita que estava perdida.

 

Com essas dicas, fica mais fácil ter controle sobre as contas a pagar e a receber. Mas, vale lembrar que este é apenas um dos passos para uma gestão financeira eficiente e assertiva, algo fundamental para a tomada de decisões.

 

Sem planejamento financeiro, qualquer erro traz problemas para o negócio e não é possível obter lucratividade.

 

Para que haja um controle minucioso das contas a pagar e receber, que garante a estabilidade e o crescimento da instituição de saúde, é imprescindível o uso de um sistema de gestão. Ele permitirá o gerenciamento dos pagamentos e recebimento de forma muito mais dinâmica, automatizada e ainda minimizará erros. Venha conhecer o sistema financeiro da Wareline!