Desmistificando a implantação do sistema de gestão hospitalar

2019-05-30T11:08:35-03:00 30/05/2019|

Implantação. Um termo que é temido por muitos gestores de TI e administradores hospitalares. No entanto, vincular a implantação de um sistema integrado a um fato traumático não precisa ser real. Não que seja um processo simples ou ágil. Mas tendo algumas diretrizes guiando este processo e contando com um parceiro próximo e que ofereça uma solução customizada fará toda a diferença.

 

Vamos por partes. Contar com um sistema de gestão é o mesmo que integrar áreas que se complementam e dependem umas das outras para o bom funcionamento de qualquer processo hospitalar. Para que isso aconteça, mudanças significativas vão acontecer. Isso porque a implantação de um sistema de gestão hospitalar não significa meramente uma aquisição tecnológica, que somente ensina usuários a preencherem telas/campos e colocarem em produção.

 

Ela representa uma mudança no estilo da gestão, com novos processos, acompanhamento de indicadores e diferentes atribuições entre equipes. Em outras palavras, ela interfere completamente nos processos operacionais do hospital. Setores deixam de atuar isoladamente, e passam a ter um inter-relacionamento que evita que problemas como, por exemplo, duplicidade de informações e re-trabalho sejam parte da rotina da instituição.

 

Por se tratar de uma transformação – muitas vezes drástica – no formato de se trabalhar, é preciso seguir alguns passos que ajudam a garantir o sucesso da implantação, evitando ao máximo a ocorrência de erros.

Passos para implantação do sistema de gestão hospitalar

  1. Planejamento – Preparação do cliente para a implantação
  2. Entender as rotinas, prioridades do cliente, alterações e customizações necessárias
  3. Preparar os usuários, capacitando-os para utilização em ambiente de testes para treinamentos e demonstração de Cadastros e Movimentações do sistema
  4. Suporte presencial e remoto de toda área técnica para otimização e utilização no dia a dia

 

E dois fatores são determinantes para o sucesso de uma implantação: o planejamento das etapas e o treinamento das equipes. Para saber um pouco mais sobre como fazer do processo de implantação mais eficaz, você pode baixar nosso guia gratuito de implantação do sistema de gestão hospitalar aqui.

Planejamento

A implantação de um sistema demanda atenção não apenas aos processos tecnológicos, mas organizacionais e de pessoas. Nelson Seixas Pereira Neto, Diretor Geral do Hospital Estadual de Francisco Morato, estava ciente disso.

Desde que assumiu a direção da instituição, há três anos, ele e todas as equipes internas vêm se programando para a aquisição de um sistema de gestão hospitalar.

 

Assim, ele contou com um grande diferencial: planejamento. “Acredito que a ausência de um sistema de gestão hospitalar fez com que nossos colaboradores buscassem ter propriedade em todos os processos, sabendo exatamente como funcionavam. Isso, de certa forma, já os preparou para essa evolução que é ter um sistema. Assim, agora que ele está efetivamente sendo implantado, assumirá o papel de uma ferramenta de gestão e não apenas um executor de tarefas”, garante o diretor.

 

Foi em razão desta preparação que os colaboradores tiveram, que Nelson junto da Wareline determinou uma meta para o tempo de implantação do sistema de gestão hospitalar. “Para fazer disso uma realidade, criamos um cronograma, determinamos responsáveis e buscamos monitorar todos os nossos passos e avanços para concretizar esse feito. Se pudesse definir nosso processo de implantação, diria que ele foi cadenciado e produtivo. E é com muita satisfação que estamos cumprindo nosso objetivo. Iniciamos em agosto de 2017 e hoje estamos com 60% da implantação concluída”, conta o diretor.

 

Nelson diz que estava receoso em relação ao parceiro que iria executar a implantação do sistema de gestão hospitalar. “Precisávamos encontrar um fornecedor que entendesse nossas necessidades e pudesse adequar a sua solução à nossa realidade. Isso sem esquecer da relação custo-benefício.  E foi isso que a Wareline nos proporcionou”, ressalta o diretor.

 

Treinamento

A correta implantação de um sistema de gestão provoca profundas mudanças dentro de uma instituição de saúde. Assim, antes da instalação do sistema, a equipe precisa estar preparada para entender seu funcionamento e também compreender os benefícios envolvidos – uma mudança de mindset.

 

Além disso, a implantação do sistema de gestão hospitalar passa por uma fase de maturidade e somente ao longo do tempo serão obtidos os resultados almejados.  O sistema é ferramenta de trabalho que, por mais completa que seja, ser for utilizada isoladamente não será uma auxiliar na gestão. É necessário criar uma cultura organizacional orientada para informações integradas. “A inteligência do negócio está atrelada à capacidade de pessoas diretamente ligadas ao negócio em posições estratégicas e com poder de decisão para adaptar ou alterar o rumo da instituição. Quem detém o conhecimento são as pessoas. Portanto, é preciso prepará-las para a implementação da ferramenta”, analisa Rodrigo Klein, líder de equipe da Wareline.

 

No caso do Hospital de Francisco Morato, havia uma grande expectativa dos colaboradores, desde as equipes técnicas até as assistenciais, para a implantação. “Foram três anos acompanhando de perto a gestão da produção. Nossa equipe de implantação não é grande, porém detém informações abrangentes de todos os processos, administrativos, técnicos e assistenciais. Todos eles foram facilitadores, pois entenderam que o sistema veio para somar”, garante.

 

Todas as informações foram geradas pelos colaboradores e monitoradas bem de perto. Assim, os ganhos foram expressivos neste período e prepararam a instituição para esta etapa nova. “Temos muito a ganhar com o sistema. Em especial velocidade, economia de tempo, qualidade do trabalho executado e acuracidade da informação, o que nos dará mais poder na tomada de decisões”, conclui Rodrigo Klein.

 

Acompanhar a história do Hospital Estadual de Francisco Morato te ajudou a perceber como planejamento e treinamento de equipes ajudam a desmistificar esta parte do processo de gestão das instituições de saúde? Venha você também conhecer nosso sistema e passar por essa etapa de maneira mais estável e produtiva.