3 erros na implantação do sistema de gestão hospitalar que você não deve cometer

2019-05-09T09:53:55-03:00 09/05/2019|

Tomar a melhor decisão no momento certo é um desafio para qualquer tipo de gestão. E em meio à alta competitividade, a busca pela redução de custos e pelo aumento da qualidade se tornaram uma preocupação recorrente das empresas. Nesse cenário, controlar todos os processos passou a ser essencial para qualquer organização que quer identificar erros e oferecer um serviço mais eficiente aos clientes. É por isso que as instituições de saúde estão, cada vez mais, investindo em softwares de gestão hospitalar para melhorar o atendimento e priorizar a segurança de seus pacientes.

 

O que ocorre, no entanto, é que apesar de sua importância, é comum observar alguns erros na fase de implantação do sistema. O problema é que tais equívocos podem refletir de maneira negativa e, assim, comprometer o sucesso do projeto.

Para se ter uma ideia, o tempo de uma implantação bem sucedida é de seis meses a um ano, dependendo do porte do hospital, segundo o gerente de projetos da Wareline, Antonio Marcos Oliveira. Contudo, esse período pode se prolongar para até dois anos de trabalho caso gestores e equipe não tomem os cuidados necessários em todas as etapas.

3 erros na implantação do sistema de gestão hospitalar para evitar

Pensando nisso, e para que você possa aderir ao software da melhor maneira possível, listamos os três erros mais comuns que o seu hospital deve evitar. Acompanhe:

#1 Esquecer do planejamento

Seja na fase de implantação ou de manutenção, o planejamento deve orientar cada etapa de execução do projeto. Avaliar a situação do hospital, detalhar os motivos pelos quais a instituição precisa adotar o sistema, analisar os processos existentes, fazer estimativas de tempo e recursos é fundamental para definir como o sistema será programado a fim de se adequar às necessidades da instituição.

 

“A implantação de um sistema de gestão é um processo que envolve várias etapas, e cada uma delas possui um grau de influência no sucesso da iniciativa. O escopo deve estar bem definido, assim como as métricas e o nível de suporte. Para isso, o planejamento inicial é indispensável”, explica Oliveira.

 

Adotar o sistema na pressa, sem uma análise prévia de toda a situação da instituição, pode comprometer aquilo que seria uma solução. Desse modo, busque planejar cada passo e procure iniciar o processo de implantação quando os objetivos e as metas estiverem definidos.

#2 Não definir responsabilidades

 

Um sistema de gestão hospitalar precisa do trabalho de colaboradores da instituição para ser utilizado de maneira integral. Por essa razão, é preciso que cada setor tenha funcionários-chave responsáveis por acompanhar a operação do sistema. Contar com lideranças estratégicas contribui com o controle dos processos, afinal, são eles que estão envolvidos diariamente com as reais demandas do setor.

 

“Temos observado que a falta de um comitê gestor de implantação, com pessoas que entendem dos processos e das áreas às quais estão relacionadas, tem influenciado diretamente no tempo de inserção de um software de gestão hospitalar. Daí a importância de definir as responsabilidades no cronograma de atividades com o envolvimento total dos membros-chave como forma de otimizar esse tempo”, avalia o gerente de projetos.

#3  Não acompanhar de perto

 

Como dito, o tempo de implantação de um sistema de gestão hospitalar, quando bem sucedido, é de seis meses a um ano. Durante esse período é importante que o gestor não perca o foco e deixe de acompanhá-lo de perto. Não ficar atento aos detalhes ou deixar de fazer as análises e os testes é um erro grave, já que a falta de atenção pode comprometer que possíveis falhas sejam detectadas.

 

É preciso, portanto, monitorar todas as ações com frequência e observar não apenas se os processos propostos estão sendo colocados em prática, mas se estão obtendo êxito. Essa é a melhor forma de minimizar os riscos, que podem, inclusive, ser responsáveis por causar resistência na equipe.

 

“A partir do início do projeto, o gestor de implantação começa acompanhar, para que tudo que foi planejado (método, processos e cronograma) não fuja à normalidade. Trata-se dos esforços para evitar atrasos, falhas, desperdícios (de tempo e de dinheiro), bem como o cumprimento dos objetivos esperados. Isso requer, logicamente, habilidades de comunicação com a equipe, diálogo e feedback constante; delegação de tarefas e total vigilância para que as mudanças geradas pelo projeto em si não se tornem empecilhos para sua realização”, alerta Oliveira.

 

Como você pode observar, a implantação de um sistema de gestão hospitalar demanda planejamento e comprometimento da equipe. Com isso alinhado, e evitando-se os erros mencionados, é possível ter um projeto bem sucedido. Conte com a Wareline para a implantação mais tranquila do seu sistema de gestão.