Dia do Comprador: a importância desse profissional estratégico nas compras hospitalares

2021-09-20T11:28:42-03:00 20/09/2021|

Muito mais do que levantar três cotações diferentes. A importância deste profissional vai muito além da busca pelo melhor preço, ainda mais quando pensamos na área da saúde. O comprador hospitalar analisa preço e qualidade para a compra de materiais, equipamentos e matérias-primas; emite pedidos; negocia com os fornecedores; acompanha o fluxo de entrega para cumprimento de todas as condições negociadas.

 

Ele é o responsável por saber o timing exato da entrega do produto a fim de que não haja estoques custosos e exorbitantes, tampouco falta de suprimentos.

 

É ele também quem garante que o hospital está tratando com fornecedores com idoneidade no mercado e responsabilidade social. Isso para que a compra não seja feita com uma empresa inadequada, que não cumpre prazo ou falte em qualidade.

 

Se um dos processos não for bem executado, o caos pode tomar conta do ambiente hospitalar. Estamos falando em baixa na qualidade nos serviços hospitalares, pacientes insatisfeitos e até mesmo perda financeira.

 

Por todas essas questões, o papel do comprador hospitalar é de extrema importância e o departamento de compras se tornou mais estratégico que nunca.

 

O dia a dia de uma compradora hospitalar

 

A AMHEMED Assistência à Saúde é uma das instituições que sabe da importância do setor e conta com compradores capacitados para fazer do setor de compras hospitalares um aliado para a instituição. É o caso de Vanessa Brancalhão.

 

A compradora conta que o principal desafio da profissão é “correr atrás do que às vezes está impossível”, ou seja, mesmo quando parece que não há margem para ir além, é ter foco em negociação, pensar em estratégias eficientes e conseguir retornos financeiros melhores.

Vanessa, que começou a atuar na área da saúde em 2013, mais precisamente no setor de faturamento, hoje está no setor de Compras e trabalhando há três anos na AMHEMED. Para ela, apesar dos desafios constantes que a profissão trás, há também muitas alegrias, que são justamente as conquistas frente a essas dificuldades.

 

“A principal característica de um bom profissional de compras está na responsabilidade em fazer boas negociações. E isso fica ainda mais em evidência quando pensamos na área de saúde”, reforça. Vanessa também conta que o contexto da pandemia foi uma oportunidade do setor se mostrar ainda mais estratégico.

 

Departamento de compras hospitalares estratégico

 

Para a profissional, fazer do departamento de compras hospitalares estratégico está diretamente ligado à gestão correta de dados no setor, seguindo indicadores. “É assim que podemos ter um melhor controle e gestão de custos, algo determinante para quem atua na área. E a tecnologia permite isso, em especial contando com um sistema de gestão como o da Wareline”.

 

Entre os destaques do Conecte/w, sistema de gestão hospitalar da Wareline, ela ainda destaca a estratégia de negociação que o Módulo Compras permite. “Esse sistema facilitou muito minha rotina de trabalho, principalmente por trazer mais agilidade nas minhas cotações”, conclui Vanessa.

 

Módulo Compras

 

O Módulo Compras no sistema de gestão da Wareline faz toda a diferença na rotina de um hospital ao reduzir as atividades manuais, que consomem praticamente metade do tempo dos compradores. Assim, esses profissionais conseguem se dedicar mais à estratégia, se relacionar melhor com os clientes internos e com os fornecedores a fim de ter entregas mais assertivas e no timing correto.

 

Um sistema para gestão de compras hospitalares contribui para que haja melhor planejamento do material que será adquirido. Com o Módulo Compras é possível acessar as medicações com os melhores preços nos mais diversos locais do país, bem como gerar resultados com prazo estimado de entrega.

 

Especialista na Vertical Suprimentos da Wareline, Raniere Silva conta que o Módulo Compras veio para mitigar todos os problemas relacionados ao departamento. Isso porque as solicitações de compras de um hospital são muito complexas. “No caso da AMHEMED Assistência à Saúde, muitas vezes aquilo que era comprado não havia sido solicitado ou o tempo entre solicitação e compra demorava demais. Além disso, todo o processo de autorização de compra era realizado de maneira manual e com uso do papel”, lembra.

 

Com o módulo da Wareline, agora o profissional de compras consegue avaliar consumo, valores e realiza a autorização de maneira eletrônica. Isso permite mais controle e organização, além de evitar perdas financeiras.

 

“Outra mudança importante na instituição a partir do uso do módulo é que as notas fiscais são inseridas em sistema com base no pedido de compra. Com isso, o setor de compras consegue monitorar se os pedidos estão atrasados ou se chegaram com falta de itens, por exemplo. Outra questão que foi resolvida a partir do uso do sistema foi a entrada de Notas Fiscais em duplicidade. Agora, para qualquer entrada de Nota Fiscal tem que existir um pedido, gerando mais segurança nas informações inseridas no sistema”, diz Raniere.

 

Sistema da Wareline é integrado

 

Uma das grandes vantagens em contar com um sistema de gestão como o da Wareline é a redução de estoque. Isso traz, consequentemente, um impacto bastante significativo à instituição: o espaço físico pode ser reduzido, há maior facilidade na distribuição e menor risco em materiais e medicamentos perderem sua validade.

 

E isso é possível porque o Módulo Compras é integrado ao Módulo Estoque. No módulo Compras, todos os usuários fazem as solicitações pelo sistema, que aparecem na tela para autorização dos seus superiores. Outra integração possibilitada é com portais de compras externos, o que traz eficiência e transparência de gestão para toda a cadeia de suprimentos hospitalares.

 

No Módulo Compras, os fornecedores podem acessar a tela para lançar seus preços e as cotações podem ser feitas totalmente pela internet. Ainda é possível acessar indicadores com mapas comparativos de preços, tabelas e históricos.

 

É essa visão macro que faz com que os profissionais do setor tenham informações gerenciais que antes eram impossíveis de acessar e que agora contribuem — e muito! — nas tomadas de decisão. Parabéns, compradores, em especiais os hospitalares, pelo seu dia. E obrigado pelo tanto que fazem!

 

Contem com o sistema da Wareline para melhorarmos a instituição em que atua e a saúde do nosso País.

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