Tempo, suprimentos e processos: as 3 perdas que podem ser fatais para um hospital

2021-10-07T14:41:10-03:00 07/10/2021|

Você sabe quais são as perdas que podem estar acontecendo no seu hospital? Tem ideia dos pontos em que há mais (ou menos) desperdício? Aqui, fazemos um convite para você parar e refletir sobre onde está perdendo.

E não estamos nos referindo apenas ao óbvio em instituições de saúde: do desperdício relacionado a suprimentos. Sabemos quão complicado é o estoque não “bater”, comprar mais que o necessário, ter muito trabalho manual na farmácia e no almoxarifado – só para citar alguns exemplos. Mas, a perda relacionada aos estoques de materiais e medicamentos é a ponta do iceberg, ou seja, aquilo que fica mais visível — e que também deve ser combatida, claro. O restante pode estar lá no fundo e ser ainda maior.

Desperdício hospitalar

É fato que o conceito de perda é muito amplo em um hospital. Estamos falando em tempo perdido no fluxo de atendimento, em pessoas envolvidas com processos manuais quando poderiam estar em atividades estratégicas e também em desperdício através da logística de medicamentos, materiais e equipamentos médicos.

Tudo que não cria valor para o cliente é desperdício — e deve ser mitigado.

Considere o seguinte: está entre suas atividades rotineiras acompanhar de perto o tempo que suas equipes dedicam às atividades realizadas, comparando o tempo previsto e o efetivado? Grande parte dos gestores responde não a esta questão. E as consequências disso representam um problema financeiro para as instituições. Como? Baixa produtividade, retrabalho e absenteísmo são alguns dos pontos mais sensíveis. Indo mais além: pode, ainda, impactar na satisfação do paciente, o que gera outra perda: a fidelidade do cliente à instituição.

Por que pensar em desperdício hospitalar agora?

Os problemas do sistema de saúde brasileiro são recorrentes. Existe uma pressão interna e externa por mais eficiência e resultado no atendimento e no diagnóstico.

O cenário de pandemia da Covid-19 veio para agravar a situação com a complexidade de uma nova doença, a inserção de protocolos clínicos, o aumento dos preços com insumos e serviços utilizados pelos hospitais, a baixa nas atividades eletivas, o esgotamento dos profissionais de saúde e tantas outras questões envolvidas.

Com os preços altos, o faturamento caindo, a necessidade de controlar caixa, de controlar estoque e de “fazer mais com menos”, ficou ainda mais latente quão prejudicial o desperdício é para as finanças dos hospitais.

Por mais que as perdas existam há bastante tempo nas instituições de saúde, mais do que nunca agora é urgente procurar saídas para aprimorar e otimizar o tempo, as equipes e os recursos existentes.

Em três dos principais pontos que precisam ser monitorados de perto, a solução está em melhores práticas de gestão, uso de ferramentas específicas e auxílio da tecnologia. Aqui, um sistema de gestão hospitalar permite contar com funcionalidades para acompanhar e definir ações, e atua como verdadeira arma contra as perdas.

3 perdas que podem ser fatais para um hospital e como combatê-las

1) Tempo

Um dos principais gargalos de desperdício no setor de saúde é o tempo que os profissionais se dedicam às atividades que executam diariamente, que vai desde o agendamento até a alta hospitalar — passando pela recepção, triagem, exames, ambulatório, etc.

2) Suprimentos/recursos

Como estoques de medicamentos, materiais e insumos médicos custam dinheiro, o excesso pode ser caro demais — além do risco de perda por validade comprometida. Por outro lado, a falta de determinados produtos pode interferir na qualidade do atendimento e na segurança do paciente, e ainda gerar custos adicionais quando solicitados em urgência.

Mas, um sistema de gestão hoje contribui para resolver — ou mitigar — esses desperdícios. Além de evitar a perda de tempo, ajuda a gerir as compras para que não haja excesso. Isso porque há um relatório de consumo do sistema que gera automaticamente  o pedido de material e medicamento – e disponibiliza no portal de compras para os fornecedores.

3) Processos

Burocracia em todos os processos operacionais, excesso de papéis a serem preenchidos, movimentação desnecessária, doublecheck… Tudo isso — e muito mais — impacta no desperdício relacionado aos recursos humanos. Contar com um time treinado e consciente é de extrema importância para ajudar a minimizar os desperdícios. Ainda assim, a tecnologia entra como uma munição a mais facilitando a rotina e inibindo a perda de tempo — e, consequentemente, de recursos.

Isso porque, por mais capacitados que os profissionais sejam, ainda esbarram em questões burocráticas que não podem ser otimizadas sem apoio de um sistema de gestão.

É bastante comum, por exemplo, o excesso de trabalho manual na farmácia e no almoxarifado dos hospitais quando não há uso de código de barras nesses setores. Com o sistema de gestão, o profissional responsável usa o processo de baixa/cadastro automatizado, evita processos manuais e ganha em economia de tempo.

Gestão de Perdas Hospitalares

O primeiro passo para uma melhor gestão das perdas hospitalares é enxergar onde estão os principais desperdícios no seu hospital. Depois, é entender o que está por trás deles e o que pode ser feito para eliminá-los, com medidas efetivas. Nos próximos conteúdos, traremos soluções muito eficientes para contribuir na otimização do tempo e processos.

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