Controladoria hospitalar e sistema integrado: aliados para uma gestão financeira de sucesso

2019-04-18T11:05:30-03:00 18/04/2019|

Único hospital geral da cidade de Jales, atualmente a Santa Casa de Misericórdia atende a uma população de mais de 120 mil habitantes, sendo referência para outros 16 municípios da região, além de receber pacientes de demais Estados. Com 72 médicos no corpo clínico, cerca de 300 colaboradores e um total de 144 leitos, a instituição sem fins lucrativos depende dos repasses do Sistema Único de Saúde (SUS) e outros recursos federais e estaduais para sobreviver. Com esse cenário, lidar com as finanças da maneira mais inteligente possível sempre foi crucial para a manutenção da qualidade do serviço, que atende hoje aproximadamente 5 mil pacientes por mês.

 

Embora com mais de 60 anos de existência, foi apenas em 2016, com a criação do setor da Controladoria, que começaram no hospital os movimentos no sentido de investir no financeiro a fim de diminuir perdas e melhor estruturar o hospital para que continuasse atendendo com excelência. “Um novo administrador reformulou o organograma. Com esta mudança, foi solicitado também que o hospital passasse a ver as unidades de trabalhos não mais apenas como centro de custos, mas sim como uma unidade de negócio. Isso permitiu identificar ações pontuais de adequação em cada área que as necessitasse”, explica Celvio de Souza, responsável pela Controladoria/Contabilidade.

Controladoria Hospitalar

Seja por falta de conhecimento sobre seus benefícios, não priorização da área frente a outras demandas ou até mesmo falta de preparação das equipes para saber por onde começar, ainda são poucos os administradores de hospitais que dão o devido valor à controladoria. No entanto, a controladoria hospitalar é hoje crucial para acompanhar e mensurar os índices de desempenho que mostram se a empresa está cumprindo as metas estabelecidas.

 

Na Santa Casa de Jales, o setor conta com dois colaboradores diretos, agregados aos departamentos de Contabilidade e Custos.  Para Celvio, o principal diferencial adquirido com essa implantação foi a precisão na tomada de decisões. Com uma gestão conjunta de áreas como financeiro, tesouraria, custos e contabilidade, foi possível estabelecer um planejamento baseado em dados e relatórios reais, que permite decisões mais assertivas e seguras.

 

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 O que acontece quando não há integração entre seus departamentos? Falta de comunicação e de processos alinhados, dados inconsistentes, gestão incorreta de recursos hospitalares e problemas financeiros sérios.

 

Sistema de gestão hospitalar

Para realizar um trabalho de controladoria hospitalar eficiente, a Santa Casa de Misericórdia de Jales contou com o Sistema de Gestão Hospitalar da Wareline na integração das informações entre todos os departamentos.

A integração é benéfica especialmente para o setor financeiro e de controladoria. Com o registro em mãos, eles têm mais controle das decisões tomadas no processo de gestão. Seu principal objetivo é proporcionar que a grande quantidade de informações seja processada da maneira mais rápida e eficiente possível, sendo organizadas e transformadas em dados a serem usados e alinhados com o planejamento estratégico da empresa.

 

Afinal, a demora na interpretação desses dados podem transformar problemas pontuais em recorrentes até que as informações sejam apuradas e a ação corretiva aplicada. “Sem um ERP, o retrabalho é muito grande. Além disso, com a integração das áreas, é possível identificar pontos durante o processo que necessitam de melhorias”, reforça o controller.

Parceria em Tecnologia

O sistema de gestão integrado – ERP da Wareline auxilia no processo de estruturação, otimização, análise e controle interno, nos quais os dados são organizados e preparados para uso em tempo real. Além disso, realiza as análises técnicas de indicadores chaves KPI’s (Key Performance Indicator), que servem como um guia para as decisões do administrador hospitalar.

Além de contribuir para que o hospital seja 100% informatizado, outros pontos influenciaram na decisão de escolher a Wareline como parceira em tecnologia. “É um ERP completo, com boas soluções, adequado às necessidades do hospital e com um custo/benefício bastante interessante”, analisa Celvio.

 

A estrutura de módulos do ERP focada no financeiro é um dos grandes diferenciais do sistema, que auxilia o gestor ou administrador a atuar de maneira estratégica e segura. O responsável afirma que os módulos tendem a otimizar o fluxo de trabalho, diminuir retrabalho e ganhar em produtividade.

 

O Módulo Financeiro, por exemplo, contribui para gestão de custos. Isso porque fornece, entre outros, o acesso a relatórios cuja finalidade é mostrar dados para análise e gestão de recebimentos e pagamentos, correção de falhas, controle e organização dos documentos.

Já o Módulo Faturamento, contribui para gestão de custos promovendo integração entre os módulos estoque, faturamento, patrimônio, glosas, repasse e financeiro; reunindo informações tributárias e fiscais das empresas de modo padronizado; gerando arquivos que atendem às exigências da legislação em vigor, dentre outros.

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