Como um sistema de gestão integrado otimiza o trabalho do Instituto Saúde e Cidadania (ISAC)

2021-08-03T12:07:23-03:00 29/07/2021|

Ter uma equipe otimizada é hoje um dos pontos focais das instituições de saúde, principalmente porque a pandemia da Covid-19 trouxe problemas como a escassez dos profissionais e questões relacionadas à saúde mental. Em tempos assim, olhar para a gestão de pessoas se tornou essencial.

 

Aqui, apresentamos alguns caminhos que têm contribuído para redimensionar os departamentos e colocar os profissionais em posições-chave. Um deles é o apoio de um sistema de gestão hospitalar para melhorar o fluxo de trabalho de todas as equipes envolvidas. Ao integrar processos e pessoas, ele facilita a rotina, agiliza todas as etapas da assistência e contribui para a tomada de decisão mais empírica.

 

Benefícios de um sistema de gestão hospitalar

 

Há pelo menos três integrações fundamentais que um sistema pode ter que colaboram para otimizar a performance da sua equipe hospitalar, que foram listadas aqui.

 

Agora, neste artigo, vamos mostrar como, na prática, um sistema de gestão hospitalar integrado traz benefícios à saúde. Conversamos com Maísa Pivoto Beraldo, coordenadora de Tecnologia da Informação e com Karlos Monteiro, do setor Financeiro do Instituto Saúde e Cidadania (ISAC). O resultado você confere a seguir.

 

Conheça a complexidade do ISAC

 

O ISAC é uma organização social sem fins lucrativos com sede em Brasília, mas que está presente em sete estados brasileiros, mais o Distrito Federal. O instituto faz a gestão de 18 unidades públicas de saúde e uma própria. São 50 especialidades, mais de 2,2 milhões de atendimentos e mais de 5 milhões de procedimentos realizados.

 

Esses números, por si só, dão uma dimensão dos desafios enfrentados, em especial no que diz respeito à gestão de equipes e de suprimentos (estoque), bem como do controle financeiro do Instituto. A tarefa de alocar pessoas e recursos entre as diversas unidades gerenciadas seria ainda mais desafiadora se eles não contassem com o sistema de gestão hospitalar da Wareline. A coordenadora de TI do ISAC, Maísa Pivoto Beraldo, diz que a integração entre pessoas, dados, informações e setores é de extrema importância para a organização

 

“São os dados e as informações que circulam dentro das unidades, por exemplo, que ajudam a identificar os pontos fortes e os pontos fracos para que a instituição saiba onde ganhar mais resolutividade ou onde é preciso ter mais eficiência. Tudo visando o produto final, que é um serviço de qualidade para o paciente”, conta Karlos.

 

A tecnologia viabilizou a integração entre as unidades e setores do ISAC e possibilitou uma visão ampla da instituição. Karlos Monteiro, do setor financeiro, cita que a visualização dos custos, receitas e estoques em um mesmo módulo, por exemplo, facilita a gestão do fluxo de caixa e a realocação de recursos.

 

Integração: compras e estoque

O sistema de gestão hospitalar da Wareline disponibiliza módulos que, por conta da integração entre si, permitem manter o planejamento em dia, controlar melhor os custos e eliminar desperdícios. Eles também ajudam a monitorar o estoque hospitalar e fazer uma correta gestão de fluxo de caixa. É o caso dos módulos Compras e Estoque, que juntos permitem ter acesso a indicadores como consumos por centros de custos e por tipos de produtos, curvas de consumo, balancetes de estoques, sugestões de compras, entre outros.

 

Integração: financeiro, estoque e faturamento

 

Ter uma melhor gestão de pagamentos e recebimentos, um maior controle de bancos e caixa, e mais previsão é essencial em uma organização como o ISAC. Para administrar as diferentes unidades e projetos que compõem o Instituto, é preciso um controle assertivo e uma gestão financeira bastante eficiente e integrada.

 

Isso é possível com o Módulo Financeiro, que está 100% integrado aos de Estoque e Faturamento. Com isso, a instituição tem um maior controle de todas as contas a pagar e receber, das aplicações financeiras e seus resgates, no orçamento por centro de custo e tipos de despesas e no controle financeiro por unidade.

 

As movimentações financeiras são registradas em banco de dados, permitindo a rastreabilidade do operador que fez a inclusão, alteração ou exclusão de títulos, o que também facilita o controle em um cenário de desafios financeiros.

 

“O Módulo Financeiro nos ajuda a manter as contas em dia e a conseguirmos ter o controle das contas e recebimento dentro do que foi estabelecido em cada orçamento”, conta Karlos. Para o profissional, a possibilidade de incluir o orçamento é, inclusive, uma das funcionalidades mais importantes para a rotina do setor financeiro.

 

“Semestralmente refazemos os orçamentos das unidades gerenciadas para podermos adequar os gastos à realidade do mercado e às necessidades da unidade. E poder acompanhar isso, dentro do Módulo Financeiro, é importante para que, caso alguma categoria ultrapasse o seu teto, providências sejam tomadas a fim de evitar grandes impactos”, ressalta.

 

Para além do viés “meramente financeiro”, a integração dos módulos também traz outros benefícios: ao automatizar as atividades, permite equipes mais enxutas, que fazem atividades em menos tempo e, assim, podem se dedicar a ações mais estratégicas.

 

CNAB integrado ao sistema: uso na prática

 

Karlos diz que o pagamento em lote é também um dos principais benefícios do Módulo Financeiro da Wareline. Essa é realmente uma funcionalidade fundamental para quem atua no setor, já que o sistema de gestão hospitalar da Wareline tem integração com o modelo do CNAB, o padrão estipulado pela Febraban para garantia de recebimento de pagamento em cenário de alto volume em transações financeiras.

 

“O pagamento em lote otimiza o tempo utilizado no contas a pagar, pois, como são muitas unidades, essa ferramenta garante que os pagamentos sejam todos realizados dentro do prazo previsto”, afirma.

 

Além disso, minimiza os riscos de erro no momento da digitação de valores e permite que a instituição envie vários pagamentos para o banco processar de uma só vez, já com os valores lançados corretamente no sistema.

 

A coordenadora de TI, Maísa, conta que há ainda outras funcionalidades do sistema que ajudaram a otimizar ainda mais o tempo do colaborador do setor financeiro, que é a customização dos recibos e a realização do download de todas as notas e recibos de pagamentos da remessa. “Antes tínhamos que extrair o comprovante de pagamento um a um no site do banco, ou seja, o que ganhávamos de tempo enviando para pagamento em lote, perdíamos salvando comprovante de pagamento.”

 

A remessa eletrônica integrada garante mais agilidade, menos perda de tempo e menos dor de cabeça, tanto para as pessoas quanto para os processos internos — e, consequentemente, para a gestão administrativa.

 

Se, assim como o ISAC, você também quer uma gestão mais inteligente e integrada para otimizar sua equipe e seus recursos, conheça o sistema Conecte/W da Wareline e seja beneficiado com as tantas funcionalidades que ele proporciona!

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