Sistema facilita controle de doações no Hospital Mário Kröeff

O Hospital Mário Kröeff foi fundado há mais de 75 anos no Rio de Janeiro. é uma das mais respeitadas instituições do país e atua em diferentes campos da atividade médica, mas tem como foco de sua especialização a prevenção e o combate ao câncer, tornando-se uma referência nacional.

A instituição é mantida pela Associação Brasileira de Assistência aos Cancerosos (ABAC), uma entidade não-governamental, filantrópica e sem fins lucrativos. Por este motivo, para manter e ampliar sua capacidade, que hoje é de aproximadamente 200 atendimentos diários, o hospital depende de doações.

Com 150 leitos divididos entre apartamentos, quartos e pequenas enfermarias, o hospital conta com quatro pavilhões, onde são realizados exames, cirurgias e tratamentos complexos. Também possui um centro de imagens para a realização de exames como radiologia, tomografia computadorizada, mamografia de alta resolução, ultrassonografia, entre outras. Também é importante citar o serviço de radioterapia, considerado referência nacional pelo Ministério da Saúde.

Embora deva atender 60% de pacientes do SUS (Sistema único de Saúde), há mais de cinco anos o hospital ultrapassa o índice de 98%, o que inevitavelmente gera um déficit considerável no resultado operacional, pois o repasse do governo não chega a cobrir 50% dos custos reais. Desta forma, as doações são parte importante para o funcionamento do hospital.

Os recursos são captados por meio da equipe de telemarketing que realiza uma abordagem ativa com os possíveis contribuintes e, periodicamente, com aqueles que já colaboram com a causa do Mário Kröeff. Todo esse controle era realizado por meio de um sistema que não atendia as necessidades da dinâmica de trabalho. Então, a instituição foi em busca de outra solução.

Com o objetivo de facilitar os processos envolvendo a captação de recursos, a Wareline criou um módulo chamado “telemarketing”. O sistema, que levou cerca de um ano para ser criado, está sendo utilizado pelo hospital desde o

início de maio de 2014. Antes, o cadastro de doadores ficava no banco de dados do antigo sistema de gestão hospitalar utilizado pela instituição e foi importado para o novo software.

De acordo com o desenvolvedor do sistema, Márcio Apolinário, a ajuda dos colaboradores do telemarketing foi essencial para levantar os requisitos necessários, permitindo o desenvolvimento da ferramenta. Ele também destaca o apoio do setor de cobrança no processo de implantação, fundamental para ajustar importações e rotinas.

Aproximadamente 30 pessoas utilizam a solução para o controle de doações, controle de impressão de recibos,  categorias e campanhas de doações, acompanhamento da carteira de contribuintes e gerenciamento das operações.

Na prática, o sistema é utilizado da seguinte forma: a telefonista liga para o doador cadastrado e solicita a  contribuição. Se ele aceitar, o sistema gera um boleto com data de vencimento. Depois que este é pago, é preciso dar baixa no sistema para comprovar o pagamento. Caso a pessoa desista da doação, é necessário fazer o cancelamento.

“No início a mudança causou certo estranhamento, pois nem todas as pessoas têm familiaridade com a tecnologia.

Mas tudo sobre a ferramenta foi explicado pelo representante da Wareline, que foi muito solicíto e tirou todas as dúvidas.”, destaca a coordenadora de telemarketing da instituição, Tathiany Baptista.