Nova Lei regulamenta a digitalização de prontuários médicos

A tendência de digitalização vem tomando conta de inúmeros aspectos de nossas vidas. Já temos a opção de ter documentos como a Carteira Nacional de Habilitação ou Título de Eleitor em formato digital, apenas para citar dois exemplos. Na área da saúde, a digitalização de documentos de pacientes e das instituições também é uma realidade e que tem sido monitorada de perto pelos órgãos responsáveis.

Desde 27 de dezembro de 2018, uma nova lei entrou em vigor instituindo novos parâmetros referentes à documentação digital voltada à saúde. Trata-se da Lei nº 13.787, que estabelece regulamentações a respeito da digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Esta lei se junta à Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a Proteção de Dados Pessoais e que tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade. E ambas serão responsáveis pelos novos regimentos referentes à documentação hospitalar.

Agora, com a aprovação da nova Lei, você já parou para pensar de que forma sua instituição hospitalar será impactada? A seguir, apresentaremos alguns aspectos importantes a serem considerados.

Afinal, o que diz a nova lei?

A nova lei dispõe de sete artigos que estabelecem a possibilidade de eliminação do prontuário físico, em papel, desde que ele seja digitalizado e que este processo assegure a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento original. Um processo de certificação digital deverá ser estabelecido com foco em segurança da informação.

Ainda, a Lei estabelece que os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade. As disposições se aplicam a todos os prontuários de paciente, independentemente de sua forma de armazenamento, impactando também aqueles constituídos originalmente de forma eletrônica, como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).

Digitalização de Documentos

Um primeiro passo para atender os requisitos estabelecidos na Lei consistirá na digitalização de documentos. Há mais de cinco anos, a Wareline conta com uma ferramenta que atua nesta direção. Conhecida como GED, gerenciamento eletrônico de documentos, é integrada de maneira nativa ao sistema de gestão hospitalar e permite a administração e indexação de documentos ao PEP.

Laudos, exames de imagem e outras documentações do paciente podem ser escaneadas e agregadas ao prontuário, facilitando e agilizando a localização e consulta de informações, e proporcionando mais segurança e confidencialidade. Além de ajudar nas tomadas de decisões assistenciais e administrativas.

Todos os arquivos digitalizados podem ser indexados automaticamente ou manualmente e ficam gravados em um banco de dados. E podem ser apagados da estação de escaneamento depois de sua inclusão no gerenciador.

Santa Casa de Jales

Desde 2016, a Santa Casa de Jales conta com os benefícios da digitalização de documentos e o suporte do GED. Com a solução, a instituição conseguiu mais agilidade na localização de prontuários, a organização do SAME (Serviço de Análise, Métricas e Estatísticas) e redução de necessidade de ampliação dos arquivos físicos.

Na época da implantação, o gestor do serviço de prontuário do hospital evidenciou os ganhos com a implementação. Destaque para a organização de prontuários médicos, disponibilização instantânea de documentos e agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos. 

Enquanto um decreto de lei não é publicado, aprofundando detalhes e estabelecendo padronizações referentes aos artigos apresentados na lei de dezembro, existe uma grande oportunidade para as instituições hospitalares. É o momento de avaliar o atual estágio do processo de digitalização e de se preparar estruturalmente para as mudanças.

Comece já! Conte com a parceria da Wareline para dar o primeiro passo rumo à digitalização!