Case: Santa Casa de Cerquilho

A rotina corrida de organizações da área de saúde exige toda atenção de sua equipe. No caso de seus recepcionistas e atendentes, que são a porta de entrada para cadastro de pacientes que estão chegando nas instituições, todo cuidado é necessário para evitar problemas na hora de registrá-los.

Incorreções como um cadastro duplicado, que geralmente acontece por digitação errada, abreviação de um dos nomes do paciente ou problemas no momento de pesquisar um cadastro anterior já realizado, podem causar transtornos grandes e influenciam diretamente no histórico do Prontuário Eletrônico do Paciente, bem como nos relatórios finais da instituição. 

Atenta aos casos recorrentes de duplicidade de cadastros de pacientes em seus clientes, a Wareline desenvolveu a ferramenta “Juntar Prontuários”, que faz parte do módulo Atendimento. Com ela, é possível identificar de forma rápida os nomes duplicados no sistema através de um relatório e, após a análise, as informações são reunidas em um único prontuário, evitando um retrabalho de digitações. “Depois que o usuário identificou um mesmo paciente com dois prontuários, ele informa ao sistema o número do prontuário indevido, que ele quer deletar, e sinaliza aquele que deverá absorver todo o histórico de atendimento”, explica o líder de equipe da Wareline, André Ruiz, que também conta que é possível montar uma lista de prontuários que devem ser unificados para depois rodar o processo em todos de uma vez, tornando a dinâmica mais rápida e eficiente, independente da quantidade de nomes da lista.

Cliente Wareline desde 2009, a Santa Casa de Cerquilho é um exemplo de instituição que passou por este processo. Há um ano, quando começou a utilizar a ferramenta, ela tinha 338 prontuários com prováveis duplicidades. Após um treinamento realizado pela Wareline para os departamentos de Faturamento, Recepção e TI, o “Juntar Prontuários” foi apresentado e foi a solução encontrada para trazer ainda mais eficiência à rotina da Santa Casa. “A facilidade e a agilidade com quem pudemos organizar os cadastros duplicados foram determinantes. Hoje, o principal benefício é a possibilidade de verificação imediata a cada novo paciente que chega, o que diminui muito as chances de uma mesma pessoa ser cadastrada mais de uma vez”, ressalta Aguinaldo Costa, responsável pelo setor de TI da Santa Casa.

Ele conta que antes de utilizarem a ferramenta, muitas vezes médicos e outros profissionais de saúde precisavam pesquisar o histórico do paciente mais de uma vez, pois poderiam haver registros de atendimentos em mais de um prontuário, fazendo com que o risco de não haver um histórico único fosse quase certo. “Daí a necessidade de utilizarmos o “Juntar Prontuários”, garante Aguinaldo, para quem a escolha da Santa Casa de Cerquilho pela Wareline aconteceu acima de tudo pela confiabilidade que a empresa oferece. “é uma parceira que sempre nos atende muito bem, o André Ruiz, o Juscelino e Gustavo, além de toda a equipe da Wareline”.

Além do Módulo Atendimento, Costa destaca outros que acredita que são essenciais para a otimização dos processos da instituição. São eles: Estoque-Entrada e Saída de Materiais, que ajuda no controle de estoque e lançamento automático do contas a pagar no financeiro, e o Repasse Médico, que evita a digitação por parte do financeiro e tem controle correto dos Pagamentos.